7要素摸清檢測實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審工作
2018-08-16
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檢測實(shí)驗(yàn)室建立了質(zhì)量管理體系，并依據(jù)該體系有序運(yùn)行。在這個(gè)過程中，需要有一個(gè)自我發(fā)現(xiàn)問題、自我糾正并事前預(yù)防的機(jī)制，以驗(yàn)證管理體系運(yùn)行的符合性，這個(gè)機(jī)制就是管理體系的內(nèi)部審核( 簡稱“內(nèi)審”) 。內(nèi)審工作的水平體現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部管理的能力。作為一種內(nèi)部管理機(jī)制， 內(nèi)審對實(shí)驗(yàn)室日常運(yùn)作的順利進(jìn)行及質(zhì)量安全的保證具有不可估量的作用。CNAS認(rèn)證因此如何做好內(nèi)審工作， 提高內(nèi)審工作的質(zhì)量就顯得非常重要。本文結(jié)合實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審工作的開展情況， 淺談做好實(shí)驗(yàn)室內(nèi)審工作的幾點(diǎn)心得體會。
1 提高認(rèn)識，全員參與
首先，要清醒地認(rèn)識到內(nèi)審的重要性：實(shí)驗(yàn)室定期開展內(nèi)審，是為了驗(yàn)證質(zhì)量管理體系運(yùn)行的有效性，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和糾正存在的問題，并預(yù)防類似問題再次發(fā)生而導(dǎo)致質(zhì)量事故 。可以說，內(nèi)審是一種自我管理、 自我保護(hù)、自我提升的機(jī)制。不能讓內(nèi)審流于形式，形式主義的內(nèi)審只是浪費(fèi)時(shí)間，對實(shí)驗(yàn)室的運(yùn)作起不到實(shí)質(zhì)的作用。
其次，內(nèi)審不僅僅是內(nèi)審組的事，應(yīng)鼓勵全員參與內(nèi)審。一方面，實(shí)驗(yàn)室領(lǐng)導(dǎo)對內(nèi)審工作的重視可以帶動全體人員的積極性， 更好地推動內(nèi)審工作的順利進(jìn)行，發(fā)現(xiàn)問題后也能促進(jìn)相關(guān)糾正、改進(jìn)工作的實(shí)施。大部分高層領(lǐng)導(dǎo)平時(shí)事務(wù)繁忙，與基層工作人員接觸時(shí)間有限，通過內(nèi)審，高層領(lǐng)導(dǎo)可以了解基層的工作情況、實(shí)驗(yàn)室的運(yùn)作模式，從而制定更符合本實(shí)驗(yàn)室實(shí)際情況的相關(guān)方針、政策。另一方面，應(yīng)在全實(shí)驗(yàn)室范圍宣貫內(nèi)審工作的重要性，讓全體人員都有內(nèi)審的概念。全體人員參與內(nèi)審工作，能夠提高大家的質(zhì)量意識，使大家更加熟悉體系文件和評審準(zhǔn)則，更加自覺、 規(guī)范地開展日常工作。全體人員參與內(nèi)審和被動地應(yīng)付檢查相比， 顯然全體人員積極主動地參與能讓內(nèi)審發(fā)揮更大的作用
2 關(guān)注“變化”，重點(diǎn)審核
內(nèi)審應(yīng)對實(shí)驗(yàn)室涉及的“變化”內(nèi)容多加關(guān)注。這里的“變化”包括外部和內(nèi)部兩方面。外部“變化”方面，如，檢測標(biāo)準(zhǔn)時(shí)常會更新，實(shí)驗(yàn)室是否采用最新標(biāo)準(zhǔn)，儀器設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、人員等方面的能力是否符合新標(biāo)準(zhǔn)的要求等。實(shí)驗(yàn)室根據(jù)CNAS-CL01：2006《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則》編寫本實(shí)驗(yàn)室的體系文件，若該認(rèn)可準(zhǔn)則發(fā)生變化，實(shí)驗(yàn)室的現(xiàn)有體系及其運(yùn)行是否符合新準(zhǔn)則的要求。2012年6月，中國合格評定國家認(rèn)可委員會發(fā)布了CNAS-CL10：2012《檢測和校準(zhǔn)實(shí)驗(yàn)室能力認(rèn)可準(zhǔn)則在化學(xué)檢測領(lǐng)域的應(yīng)用說明》以替代CNAS-CL10 ：2006，并于 2013年1月1日正式實(shí)施，2015年6月1日第一次修訂，并于2015年6月1日發(fā)布實(shí)施。新說明在技術(shù)方面對化學(xué)檢測實(shí)驗(yàn)室提出了更高的要求，那么涉及化學(xué)檢測的實(shí)驗(yàn)室的技術(shù)能力是否還能達(dá)標(biāo); 是否采取了相應(yīng)措施來滿足這些新的要求。這些外部“變化”都是內(nèi)審過程中應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注的。內(nèi)部“變化”方面，如，體系文件經(jīng)過修改后的內(nèi)容是否符合評審準(zhǔn)則的要求; 實(shí)際工作情況是否符合新版體系文件的規(guī)定; 若人員、環(huán)境、儀器設(shè)備、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)、供應(yīng)商等發(fā)生變動，對測定結(jié)果又產(chǎn)生了怎樣的影響; 若實(shí)驗(yàn)室開發(fā)了新的檢測項(xiàng)目，這些新項(xiàng)目自然也是審核的重點(diǎn)。總的來說， 實(shí)驗(yàn)室涉及的“變化”或多或少都會對體系的運(yùn)行產(chǎn)生影響，因此，內(nèi)審過程應(yīng)將這些“變化”作為審核的重點(diǎn)，評價(jià)變化后的相關(guān)工作是否還符合要求。
3 多次內(nèi)審應(yīng)有連續(xù)性，避免獨(dú)立存在
一個(gè)實(shí)驗(yàn)室的運(yùn)行涉及很多環(huán)節(jié)和大量要素，內(nèi)審采用的是抽樣審核，一次內(nèi)審不可能覆蓋全部內(nèi)容。為了更全面地反映實(shí)驗(yàn)室的運(yùn)行狀況，制定內(nèi)審計(jì)劃時(shí)要有全局思維，聯(lián)系以往內(nèi)審的方式方法、審核內(nèi)容、實(shí)施情況及審核結(jié)論，統(tǒng)籌規(guī)劃。高效的審核方法可擴(kuò)大沿用，效果欠佳的審核方式則需進(jìn)一步完善或直接放棄; 對以往審核未過多涉及的內(nèi)容可適當(dāng)關(guān)注，讓多次內(nèi)審的總覆蓋面更廣，避免出現(xiàn)審核死角，降低審核風(fēng)險(xiǎn) ; 以往審核提出的不符合項(xiàng)或指出的薄弱環(huán)節(jié)應(yīng)在后續(xù)內(nèi)審計(jì)劃中有所體現(xiàn)，并重點(diǎn)加以關(guān)注，讓內(nèi)審工作更具針對性，提高審核效率。內(nèi)審活動可以集中進(jìn)行，也可以滾動、分散式進(jìn)行。即將審核內(nèi)容分散到全年，滾動循環(huán)進(jìn)行，全年覆蓋所有審核要素。這樣既能減輕每次審核的任務(wù)，提高審核的質(zhì)量，又能確保審核范圍的全面性，降低審核的風(fēng)險(xiǎn)。
4 內(nèi)審不等同于自己審自己
雖然內(nèi)審是實(shí)驗(yàn)室的內(nèi)部行為，審核組都是由內(nèi)部人員組成，但內(nèi)審并不等同于“自己審自己( 以下簡稱自審) ”，而應(yīng)該統(tǒng)籌規(guī)劃，合理安排審核人員，采用交叉審核的方式，避免內(nèi)審員審核自己負(fù)責(zé)的工作。“自審”一方面涉及責(zé)任問題，可能會導(dǎo)致審核結(jié)果有失公正; 另一方面，每個(gè)人對標(biāo)準(zhǔn)及要求的理解會有差異，審核時(shí)不容易發(fā)現(xiàn)自己的問題，可能會導(dǎo)致審核結(jié)論偏離客觀事實(shí)。直接的“自審”一般都可以避免，而間接的“自審”具有隱蔽性，不容易被發(fā)現(xiàn)，需特別注意。所謂間接的“自審”， 是指某位內(nèi)審員雖然不負(fù)責(zé)某項(xiàng)工作的執(zhí)行，但涉及過該項(xiàng)工作的相關(guān)事務(wù)并對該項(xiàng)工作的后期執(zhí)行產(chǎn)生影響，那么該內(nèi)審員對該項(xiàng)工作的審核就屬于間接“自審”。小規(guī)模的實(shí)驗(yàn)室人員不多，常常一人身兼多職，職能分工較為復(fù)雜，因此，在安排內(nèi)審員及其審核范圍時(shí)需特別注意，盡可能避免出現(xiàn)“自審”，降低審核風(fēng)險(xiǎn)。
為了避免內(nèi)審時(shí)出現(xiàn)內(nèi)審員不足的尷尬局面，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)在平時(shí)注重內(nèi)審員的培養(yǎng)，安排人員接受專業(yè)培訓(xùn)，并適時(shí)授權(quán)，為內(nèi)審員創(chuàng)造實(shí)踐的機(jī)會，豐富其內(nèi)審經(jīng)驗(yàn)，提升其內(nèi)審水平。
5 內(nèi)審不是簡單的判定工作
內(nèi)審員不僅僅是“裁判員”，其職責(zé)除了判定體系的運(yùn)行是否符合要求以外，更重要的是發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)后協(xié)助受審核部門分析原因， 明確要求，提出糾正和預(yù)防措施。現(xiàn)場審核結(jié)束不代表內(nèi)審活動的結(jié)束，內(nèi)審組要繼續(xù)對糾正措施的實(shí)施進(jìn)行跟蹤與驗(yàn)證，并對實(shí)施情況進(jìn)行準(zhǔn)確的評價(jià)。如果糾正措施未達(dá)到預(yù)期目的，則需重新分析原因，制定糾正措施并在實(shí)施后進(jìn)行驗(yàn)證，直到不符合項(xiàng)得到改正，確保質(zhì)量管理體系運(yùn)行的符合性。糾正措施驗(yàn)收完畢后， 內(nèi)審組需要總結(jié)本次內(nèi)審活動，分析實(shí)驗(yàn)室的優(yōu)劣勢， 指出實(shí)驗(yàn)室的薄弱環(huán)節(jié)，將好的方面包括好的改進(jìn)措施納入相關(guān)的體系文件中予以規(guī)定，進(jìn)行常態(tài)化管理。最后，內(nèi)審組還需對本次內(nèi)審活動本身進(jìn)行評價(jià)， 針對本實(shí)驗(yàn)室的特點(diǎn)， 對內(nèi)審的內(nèi)容及方式等進(jìn)行持續(xù)性改進(jìn)， 提高內(nèi)審的質(zhì)量， 推動實(shí)驗(yàn)室不斷改進(jìn)內(nèi)部管理。
6 現(xiàn)場審核要善于溝通
眾所周知，內(nèi)審員的個(gè)人素質(zhì)和工作能力對內(nèi)審活動起著至關(guān)重要的作用，直接影響內(nèi)審工作的公正性及后期管理評審的有效性。除了經(jīng)過專門培訓(xùn)獲得內(nèi)審員資質(zhì)、熟悉本實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量管理體系和運(yùn)作等條件外，一個(gè)優(yōu)秀的內(nèi)審員最顯著的特點(diǎn)是善于溝通。為了在現(xiàn)場審核過程獲得更多有用的信息，內(nèi)審員不僅要眼觀耳聽，還要多問。切忌采用單一的觀察方式或簡單地查閱文件、 記錄和現(xiàn)場情況。而要積極地與受審核人員互動， 多問多聽，全方位了解，防止得出片面甚至錯誤的結(jié)論。發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)時(shí)，首先通過增加抽樣量獲得更多客觀數(shù)據(jù)，判定是偶然現(xiàn)象還是多次發(fā)生的現(xiàn)象; 然后要及時(shí)與受審核人員交換意見，共同確認(rèn)不符合項(xiàng)，避免在受審核人不知情的情況下開出不符合項(xiàng)。實(shí)踐證明，與受審核部門進(jìn)行良好的溝通，更有利于發(fā)揮內(nèi)審的作用。
7 現(xiàn)場審核時(shí)需注意的幾點(diǎn)細(xì)節(jié)
為了進(jìn)一步提高內(nèi)審效率，最大程度地發(fā)揮內(nèi)審的作用，內(nèi)審員在現(xiàn)場審核過程中還應(yīng)該注意以下幾點(diǎn)：
1 )合理分配審核時(shí)間。內(nèi)審切忌平均分配時(shí)間，各項(xiàng)受審要素的重要程度不同，所需的審核時(shí)間自然也有差別。譬如，對測定結(jié)果影響較大、出現(xiàn)過不符合情況的薄弱環(huán)節(jié)以及上文提到的“變化”等關(guān)鍵審核點(diǎn)應(yīng)予以較多關(guān)注。
2 )現(xiàn)場審核要節(jié)約時(shí)間。現(xiàn)場審核過程的時(shí)間有限，而要審核的要素卻非常多， 內(nèi)審員要在短時(shí)間內(nèi)獲取大量有用信息必須節(jié)約時(shí)間。審核過程不做與審核無關(guān)的事，不講與審核無關(guān)的話題，提問要找直接負(fù)責(zé)該項(xiàng)活動的部門或人員，且提問應(yīng)直接針對要了解的問題，無需旁敲側(cè)擊，以免浪費(fèi)時(shí)間。
3 )審核過程要特別注意語氣和態(tài)度，嚴(yán)肅而不嚴(yán)厲，保持輕松愉快的氛圍; 切忌居高臨下的姿態(tài)，讓受審核人員過于緊張以致慌亂，不能體現(xiàn)真實(shí)的工作環(huán)境。一切以事實(shí)說話，判定不符合時(shí)與受審核部門耐心講解，意見不一致時(shí)不與其爭吵，若發(fā)現(xiàn)判定結(jié)論錯誤應(yīng)及時(shí)糾正，并誠懇道歉。
4 )維護(hù)內(nèi)部團(tuán)結(jié)。審核過程不應(yīng)只提不符合項(xiàng)，對于做得好的地方也要予以鼓勵和表揚(yáng); 評價(jià)不符合項(xiàng)時(shí)對事不對人，把握分寸，留有余地，側(cè)重分析體系運(yùn)行及管理方面的缺陷，不應(yīng)過多地追究個(gè)人責(zé)任，以免損害實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部的團(tuán)結(jié)氣氛。
8 結(jié)論
實(shí)驗(yàn)室應(yīng)主動積極地開展內(nèi)審工作，把內(nèi)審作為一項(xiàng)自覺的、持續(xù)的日常管理行為，并在實(shí)踐中對內(nèi)審工作進(jìn)行總結(jié)分析，不斷提高內(nèi)審的水平，讓內(nèi)審成為一種有效的管理手段和改進(jìn)機(jī)制，從而增強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室的市場競爭力。
