一位資深質量經理總結的供應商現場審核，講透了！
2019-12-26
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關于供應商現場審核，這篇文章把這個問題講透了，非常值得分享。趕緊來看看。
有經驗的審核員是在與客戶接觸的那一刻，就進入了審核狀態。比如：
去機場或火車站接你的司機，就是你的信息來源，聊天是最好的審核方式。企業的生意好壞、工人招聘的難度、管理層的變動等，司機天天接來送往，本身就是個情報站，從他們嘴里可以了解企業的經營狀態。
如果去接你的人還有供應商對口部門的人（如質量部），在車上聊公司的經營狀況，一是可以打破一路的沉悶，二是可以拉近雙方的距離。
我曾經說過：“車上和飯桌上，是審核開始的第一現場，客戶的經營狀況與管理行為關系密切。業績好的時候會掩蓋一些問題，而業績差的時候暴露出來的問題會很多。”
在審核前最好向對方提供審核計劃（但與前面提到的審核計劃不是一回事，這是指對某個供應商的審核安排），讓供應商安排好相應的人，做好審核現場的接待工作。
在審核計劃中主要包含的信息有：時間、部門、關注的活動、相關人員等。
我認為首次會議意義重大，因為參加者包括供應商的管理層、各個部門的負責人、現場協助引導人員等。它是審核組（員）與供應商關于本次審核目的、方式、安排的重要溝通活動。
我建議在審核計劃中一定要標明被審核方的總經理要出席，如果有事請要提前告知審核組。
我發現由于許多審核員沒有做過管理工作，或只做過基層管理者，他們沒有與總經理打交道的經驗，遇到后心里發怵。當對方提到總經理有事參加不了首次會議時，自己往往如釋重負。殊不知質量管理屬于經營戰略，是老板的事，而不是部門經理的事情。
中國引進ISO9001差不多有20年，但為什么大多數企業沒有理解這個標準的精髓？
我認為主要是審核員的切入點讓老板們有一個錯覺：ISO9001就是為了拿到一張證書，而非提高管理效率的工具。
記得有一年我在東莞的一家食品企業審核，這家企業已經在同行業中銷量排名第二。老板家住深圳，每天到公司的時間基本上是10點以后。
我在寫審核計劃時，要求總經理參加首次會議。老板的秘書告訴我，以前老板從不出席這樣的首次會議，這次是否必須要參加？我告訴她：“老板如果確實有其他重要的事情參加不了，請他寫請假條。”
這次審核非常成功。
因為在首次會議上，老板聽我介紹了本次審核的目的、方式，以及我對審核過的企業的一般性分析后，這位老板第一句話就是：“以前為什么不通知我參加這樣的會？”
在質量體系推動方面，老板的權重最大，我用數字比喻為占50%以上。
因此，審核員一定要利用各種機會讓老板知道質量、食品安全管理體系的推動是他的事情，不是情誼贊助，而是身體力行參與落地。
會議內容
首次會議的時間控制在30分鐘左右，主角應該是審核組（員）而非供應商。
一般來講先由審核組（員）來介紹，審核人員的名字、審核安排、目的等。然后才是供應商介紹各個部門負責人和公司基本情況。
首次會議結束，要有一個現場參觀，這個安排對整個審核的成功也是非常重要的。
我一般安排的時間是1個小時甚至更長的時間，它的目的是對被審核現場有一個大致的了解。
我在首次會議上常常開玩笑地對老板說：“現場參觀完，審核就可以結束了。”
因為我選擇的地方都是老板很少光顧的，如門衛、倉庫、污水站、垃圾房、維修間等，當看到這些現場的人員，工作狀態非常松懈的話，那生產車間管理的再好，我也給整體得分打個大折。
管理的細節不是在生產產品的車間，而是在門衛、倉庫、維修間、鍋爐房、污水站等這些地方。
它們似乎與產品離著很遠，但管理活動的要求應該是一樣的。
想想看行政經理的工資會比生產經理或質量經理的工資低嗎？
如果不低，那對管理能力的要求就應該是一樣的。如果行政經理、工程經理與生產經理的能力一樣，而車間外的地方管理的一塌糊涂，那你看到的生產車間內的管理狀況，可能就是他們特意為你準備的。
莊子在回答東郭子關于道的問題時，用“每下愈況”來解釋道無所不在。
如何判斷豬的肥瘦，有經驗的屠夫是從豬腳向上摸。如果豬腳肥，那么豬就肥。
有經驗的審核員也是通過管理的細節，來判斷供應商的管理水平和能力的。
另外由于食品安全與工程設計有極大的關系，它能夠體現一家企業對食品安全設計的理解，所以現場參觀的另外一個目的就是看看圍墻、門窗、屋脊、道路、草坪、布局等，是否符合GMP要求。
在倉庫參觀的時候，可以看看到貨和發貨的情況，在庫房內可以找一個1周左右的產品做追溯演練。在現場走一圈也可以順便檢查了蟲害管理設施。
當由多人組成的審核小組時，現場參觀是唯一一次審核組對某一管理活動，發表各自意見的機會。這對統一審核思路、理清審核重點、做追溯信息的準備都有很大幫助。
對這四張圖的要求，可以寫在審核計劃中。
現場參觀后，小組可以進行10-15分鐘的討論，確定審核重點和現場取樣方式。
為了提醒審核員在參觀時注意的事項，在《供應商檢查表》中對現場參觀的內容可以進行如下描述：
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大門（人、物）出入登記管理：姓名、聯絡方式、車號；
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監視探頭布局：關鍵區域（露天存放成品/原料、大門、成品庫門、原料庫門）；
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廠區道路、草坪；
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污水站、垃圾站、配電站、鍋爐房、維修車間；蟲害控制：鼠站完好、誘餌缺失；
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原料庫：蟲害管理、標識、燈、門、窗、溫濕 度、電線（無私拉）、遮光、禁用區；
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冷庫：溫度記錄方式（手工、自動）；
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成品庫：盡可能選擇一周左右生產的已放行產品，記錄產品名稱、規格、班次、批號、產品代號，物料管理用電子化（ERP）還是手工；
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生產線（最好走參觀走廊）：更衣室/更衣柜、衛生間、洗手設施。
如果審核小組由三人及以上組成，可以分為A、B、C三組。
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可追溯信息的完整性與召回報告（證據對比）
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成品、原料檢驗方法管理
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檢驗人員資質管理
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產品、原料技術規范管理
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記錄管理（CCP、清潔、產品檢驗、原料檢驗）
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環境監控計劃
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糾正預防措施
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設備維修、保養計劃
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本批號成品所有原料是否有拒用？
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原料倉庫的FIFO（先進先出）
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臺賬與批號是否符合情況？
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標識管理（批號、數量、入庫日期）
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狀態管理（待檢、放行、拒用、銷毀）
質量管理體系（包括食品安全管理體系）所管理的活動，可以通過一個已經生產出來的產品進行追溯（如下圖）。
在倉庫中剛剛生產1周左右的產品，可能還沒有到消費者手中，或者即使到了消費者手中，還沒有發生（或沒有得到）投訴報告。
A組審核員在現場參觀時，已經用相機拍攝了追溯產品的“品名、規格、生產批號”等信息（在包裝箱外側就有這些信息）。
回到辦公室，向供應商提出要求，提供與這個產品相關的信息（見《供應商管理（7）供應商現場審核（中）》。
建議A組審核員將與這個批次產品相關的所有信息按照生產流程順序，讓客戶放置在桌子上。
A組審核員在對信息的完整性進行確認時，B組審核員要求客戶提供與產品記錄或報告相關的管理依據。
找產品 > 找記錄 > 找依據 > 找疏漏 > 找問題 > 找風險
相對來講對B組審核員能力的要求要高一些，他（她）還要對幾個非常重要的報告進行確認和驗證：
如果在ISO9001（2000版）中，選出哪個條款最重要的話，那我就選“管理評審”。
先看一看參加管理評審的都是哪些人？
凡是與分錢相關的事，就是企業最大的事。有人可能說不對，分責任、分任務、定目標應該是最大的事。但這些事的前提是，巧婦難為無米之炊，沒錢干個屁事。
所以當我看管理評審報告時，我先看看總經理是否出席，然后看各位部門總監都說了些什么問題，最后就是行動計劃是否有預算。
有些企業看我打的分非常低，有些不服氣，我告訴他（她）：凡是將管理評審作為認證活動而非經營活動的企業，它所運行的管理體系本身就會給經營帶來巨大風險。
就如同一個國家的人大會議，成為一出鬧劇時，這個國家一定處于極大的風險之中。
因此，幾頁紙的管理評審報告，已經代表了這家企業的質量、食品安全管理體系的策劃、運行、檢查、改進的水平了。
老馬建議看管理評審報告不要只看當年的，一定要看過去三年的報告。做縱向比較，看這家供應商管理體系的發展歷程和轉折。
但目前許多企業內審流于形式，審核員仍然處在“手中有劍，心中無劍”的水平。為管理層提供的報告，只是糾纏于某一個操作行為，而非對系統進行風險評估，這顯然是管理層不感興趣的問題。
可以在組織設計中進行策劃，讓各個部門的總監成為內審員。每次審核的時候，由總監擔任各個審核組的組長。
在審核中試圖拋開檢查表，到一個業務部門可以從這幾個問題問起。
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為什么需要這個部門？
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為什么需要這個崗位？
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這個部門的主要業務流程是什么？
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這個部門或崗位的主要責任是什么？
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影響到你部門工作效率的原因是什么？
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你與其他部門發生的主要沖突是什么？
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你如何解決沖突并開始有實施計劃？
當你將這些問題告訴總經理時，我猜想他會樂瘋了。因為這是他的痛點，是他天天睡不著覺的問題，如果你幫他想到了發現問題和解決問題的方法，你還愁他不給你提職、漲工資嗎？
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HACCP計劃
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PRP目錄
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蟲害管理程序
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放行管理程序
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不合格管理程序
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糾正預防管理程序
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投訴管理程序
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追溯管理程序
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召回管理程序
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危機管理程序
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實驗室管理程序
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員工培訓管理程序
B組審核員在看以上（不僅僅限于以上）管理程序時，需要提醒C組的審核員，協助在現場提供證據。
在現場執行審核的C組審核員，主要是觀察現場的操作行為。
因為無論你文件寫的好壞，最重要的是現場表現如何。現場執行審核的人，只要記住五個字，就基本上不會抓瞎。
人：是否經過充分的培訓才執行生產任務
機：設備維修保養能否達到保證生產的目的
料：原料（產品）的管理狀態
法：方法是否能夠保證一線人員理解管理要求，并得到有效執行
環：設施和周圍環境是否適于食品生產對衛生的要求
針對操作性問題，找流程本身的問題。如果解決了責任和方法，但仍然解決不了問題的重復發生，那可能就是制度問題了。而制度問題往往與機制設計相關，到這個層次基本上就能夠判斷企業的系統風險管理水平了。
可以用《馬氏問題分析層次圖》，清晰表達了由表及里的分析問題的方法論。
三組討論后，就需要向被審核方報告審核發現和審核報告了。
