檢測實驗室認可采購管理的那些事
2018-10-09
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檢測實驗室的服務和供應品的采購直接影響檢驗結果的準確性，實驗室應當對外購物品和相關服務進行有效地控制和管理，以保證檢驗結果的質量。
在當前嚴峻的經濟環境下，質檢機構的發展在新形勢、新要求、新壓力、新考驗面前如何做到有新的突破、新跨越，是值得我們思考的問題。由于處在質檢機構檢驗工作的前沿，筆者想談談對檢測機構采購管理的一些看法。
采購管理的重要性
在檢測工作嚴峻的形勢下，檢測機構要立于不敗之地，必須依托現代化的管理思想和手段，對資源進行有效的整合，控制好每一個檢驗環節，保證檢驗工作順利有序地開展，從而保證檢驗數據的準確有效。采購管理作為檢驗工作的一個重要環節，直接影響著檢測結果的準確性，因此，切實做好采購管理顯得尤為重要。采購管理不是簡單的資料的收集、物品的采購、供方的選擇，而是一個有效的管理過程，要有相應的采購管理規程。實驗室資質認定評審準則4.5條款也明確指明了采購管理的重要性，檢測實驗室應建立并保持對檢測或校準質量有影響的服務相供應品的選擇、購買、驗收和儲存等的程序，以確保服務和供應品的質量。
在當今市場競爭中，形成競爭優勢和核心競爭力的已不再是那些有形的儀器設備、實驗室、資本等資源，而是管理、人才、技術、市場、品牌形象等無形資源，如何做好這些無形資源的管理和應用非常的重要。合理有效地采購管理能夠通過維持基本的供應商數量，來獲得較低的價格和更好的服務，減少采購時對供應商選擇的額外成本，并能及時有效地供應相應的物品和服務，滿足需方的應急、突發、意外等情況下的工作需要。此外，通過對供應商進行積極有效的動態評價和管理，能夠及時地了解供方的物品和服務的質量狀況，合理選購所需供應品，確保有相應的售后服務保障，從而保證檢測過程質量受控，同時可以實現檢驗工作效率和效益的最大化。
采購管理的現狀
1.缺乏完善詳細的采購計劃
采購計劃是采購管理的一個首要環節?；鶎訖z測實驗室普遍存在無采購計劃、采購計劃流于形式、口頭采購等問題，且采購計劃往往不能有效地反映整年度的采購所需，采購人員對采購重要性的認識缺失。有些基層檢測機構往往是現需現買，無計劃性可言。
2.采購過程中缺乏有效的信息溝通
省市級的檢測機構會有相應的采購部門，對于基層實驗室，辦公室一般負責其檢測所需供應品和服務的具體采購工作。由于檢測實驗室采購物品主要是儀器設備、化學試劑、實驗器材等，具有很強的專業性和技術性，采購人員需要與質量負責人、技術負責人進行有效的溝通，明確供應品具體的質量要求以滿足檢驗所需。而實際工作中存在采購人員為非專業人員，存在認識真空區，容易對供應品的相關信息理解失誤或者誤解，通常會出現采非所用、采購物品存在質量缺陷、采購不暢等問題，造成資金浪費和工作延遲。此外，檢測實驗室的基礎建設具有很強的技術性和專業性，由于資金和其他方面的原因，某些基層檢測機構存在非標準化建設和購買情況，雖基本可以開展檢測工作，但實質上不能滿足標準檢測實驗室的基本要求，對檢測實驗室的長遠發展造成一定的影響。
3.缺少對供應商的管理
采購相關人缺乏對供應商的選擇和評定過程，或者形式簡單，往往根據以往的合作經驗，定點購買，對供應商的具體資質和基本情況未進行深入細致的了解和調查。特別是大型儀器設備，資金量大，需要認真地選定供應商，通過調查研究或者實地考察，請教相關的專業技術人員評定，最終選定最滿足檢驗要求的供應商。對供應商的相關資質資料要進行存檔，特別是儀器設備供應方要查閱其計量認證證書，確保儀器設備質量。采購人員只是簡單地了解供應商相關產品資料即下達采購計劃，或者同行業推薦購買，未對供應商作詳細的調查研究報告。采購形式多為詢價采購，缺乏有效的供應商選擇和評定過程，比價流于形式，存在盲區。此外，后期對供應商未進行有效地跟蹤評價和管理，缺少合格供應方基本檔案，不能及時有效地對供應品的質量進行動態監控。
4.缺少有效的驗收記錄和后期跟蹤
采購物品往往只是簡單的清點數量和查看包裝是否完好，缺乏詳細的驗收記錄，缺少采購物品具體的購置日期、價格、生產商、發票、廠家聯系方式、主配件、售后服務等采購信息，不利于供應品的日常管理和后期維護。
5.采購工作缺少監督制衡機制
實驗室物資采購往往掌握在一個部門或者幾個人甚至一個人的手里，由一人制定采購計劃，又一人去采購物資，缺乏有力的監督和制約機制。在采購行為中，與供應商建立良好的個人關系固然重要，長此以往，就會產生對某些特定供應商的依賴，不利于尋找新的更好的供應商，在采購工作中還會出現不正之風，影響正常的物資采購工作。
改進措施
檢測實驗室的采購管理，主要是采購計劃管理、供應商管理、供應品驗收管理三個方面，它們是科學管理的主要出發點，也是實現科學管理的關鍵。
1.采購計劃的管理
檢測實驗室采購管理很重要的一個環節是采購計劃，基層往往缺乏詳細的采購計劃，大多數流于口頭傳達相關負責人或者詢價采購。采購申請書是采購的第一個環節，實驗室技術人員要及時有效地掌握本實驗室的基本供應品和服務需求情況，做好日常工作及突發和應急情況下采購需求信息的匯總，在保證滿足工作所需的前提下，對全年的采購量進行預測，制定出詳實有效合理的采購申請，以書面報告形式上報質量負責人審閱，并且及時反饋給采購部門。采購人員根據技術人員提供的采購申請編制詳細采購計劃，有條不紊地分階段開展采購工作，每次采購要編制詳細的采購申請書，要有采購物品的名稱、型號、質量要求等信息，涉及技術性問題的要及時與技術和質量負責人進行溝通和確認，確保購置物品的質量滿足要求，最后報請主管審批后，開始購置，并保存相關采購資料。
2.供應商的管理
檢測機構應該建立健全服務和供應品管理程序，對影響檢驗結果的因素進行分析，對分布在抽樣、樣品流轉及處置、檢測檢驗設備、人員、方法、設施和環境，使用的消耗材料和試劑等諸多方面的影響因素進行控制，尤其需要獲取供應影響檢驗結果的標準物質、試劑盒消耗材料等供應品的供應商的資質證明和經營范圍(能力)材料，至少包括法人資格、營業執照副本、批準生產經營范圍、質量保證等材料，對供應商進行合格評價，列出合格供應商名錄，并對影響檢驗結果的標準物質、試劑和消耗材料等供應品進行采購、技術驗收、有效性核查、安全保管、保留相關記錄。
供應商的選擇和評定直接關系檢測工作的質量，所以必須對其經過嚴格的資質評定。質量負責人、技術負責人負責核實供應商的基本信息，對其資質的有效性、經營范圍等方面進行詳細的評定，多方調查和核查，評定合格供方名單，并要對其進行動態評價和管理。建立供方基本檔案，有效地進行管理。每次供應活動有相應的記錄和評價，及時有效地記錄和反饋信息。對出現的質量問題進行控制和解決。
3.供應品的驗收管理
采購的物品或設備要有詳細的驗收記錄，并可查詢，一方面清點物品是否滿足實驗所需，更重要的是檢驗供應品的質量，對供應品的有效性進行核查，保證直接影響檢驗結果的供應品的質量。對于儀器設備要建立詳細的設備購置和驗收記錄，包括具體的購置時間、型號、價值、安裝調試狀況等，便于后期開展工作，確保每一項物品都有據可查。驗收報告要及時反饋技術負責人，通過質量負責人審核后，方可投入使用，保存設備驗收檔案。
