實驗室內審員的作用與審核技巧
2018-09-29
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實驗室的內審員，除肩負內審任務外，往往還是本實驗室管理體系建設的骨干。不僅要對管理體系的運行進行檢查、判定，還要對本實驗室管理體系的建立和實施起著重要的支持和推動作用。
內部審核簡稱“內審”，是一種內部評價活動，這種評價是通過內審員的審核工作完成的。實驗室的內審員，其發揮的作用及審核能力與素質如何，直接影響一個實驗室內部管理體系審核的效果。實驗室認可的內審員，除肩負內審任務外，往往還是本實驗室管理體系建設的骨干。實驗室的內審員，不僅要對管理體系的運行進行檢查、判定，還要對本實驗室認可管理體系建立和實施起著重要的支持和推動作用。
那么，實驗室認可的內審員應當發揮哪些作用呢?筆者認為有以下幾個方面：
監督作用
管理體系的運行需要持續地進行監督，這樣才能有效、及時地發現問題并采取改進措施，這種持續監督主要是通過內審進行的，而內審的實施正是這支內審員隊伍擔當的。所以，從某種意義上說，內審員對管理體系的有效運行起著監督員的作用。
參謀作用
在內審時，內審員發現某些不符合項，要求受審核部門及時采取措施，對不符合項進行處置，消除產生不符合的原因。此時，他必須向受審核部門解釋為什么這是一不符合項，這樣對方才能針對不符合項找出原因，采取措施。在受審部門考慮糾正措施時，內審員可以提出一些改進意見供其選擇。當受審核部門提出糾正措施計劃時，內審員應決定是否可以認可，并說明認可或不認可的理由。在糾正措施計劃實施時，內審員要主動關心實施的過程，必要時給予指導。這一切都說明內審員在內審工作中，絕不僅僅是一個“裁判員”，還應為改進管理體系想辦法、出主意，成為一名優秀的“參謀”。
紐帶作用
內審員在內審中與各部門的員工有著廣泛的交流和接觸，既可以收集員工對質量管理方面的意見、要求和建議，通過質量負責人向領導反映，又可以把領導層關于質量方面的方針、政策和意圖向員工傳達、解釋和貫徹，起一種溝通和聯絡的作用。
接口作用
由于內審員經常被派往分包方或供應商去進行第二方審核，在審核中貫徹本實驗室對分包方或供應商的要求，同時也可反映分包方的實際情況和要求，起接口作用。當到第三方現場評審時，內審員常常擔任聯絡員，從中了解對方的評審要求，評審方式和方法，向質量負責人或最高管理者反映，同時也可向對方介紹本實驗室的實際情況，起內外接口作用。
帶頭作用
內審員在實驗室認可都有各自的本職工作。內審員的資格是經過專門培訓而獲得的，他們經常參加內審活動，對該實驗室認可管理體系的要求有更深刻的了解，更懂得應該如何做好本職工作。所以內審員應以身作則，認真貫徹和執行有關管理體系的要求，在全體員工中起模范帶頭作用，成為貫徹實施管理體系的骨干。
內審員是本實驗室認可管理體系建設的骨干，要發揮自身的作用，就要提高自身的能力，特別是現場審核時的審核方式。內審員在審核中可以采用多種工作方法，這些方法往往是在工作中不斷積累起來的，各人有各人的技巧，從而形成了個人的風格。即審核技巧。內審員既然是客觀證據的收集者，在現場審核中主要的手段就是看、問、聽和分析。內審員用來作分析判斷的基礎是各種信息，而信息是通過看、問、聽而得來的。這里僅就最基本的方法，做一簡單介紹：
一是少講、多看、多聽、多問。內審員在現場的時間有限，而需要采集的信息量又很大。信息(客觀證據)只能通過看、問、聽獲得，因此只有少講才能多獲取信息。
二是選擇正確的對象提問。問題應該向負責進行該項質量活動的部門或個人提出，而不應向無關的部門或個人提問，否則就會文不對題，浪費時間。
三是正確提出問題。內審員應明確地針對要了解的問題提問，用不著像商業或外交談判中那樣采用旁敲側擊的方式，更不要提出外行或錯誤的問題。在現場審核過程中，可采用封閉式和開放式相結合的方法進行提問。
四是提問與索看相結合。內審員在提問時經常會問及文件及實際執行情況，這時可在提問中同時索取需要觀看的文件或提出觀看現場，這樣就等于臨時又增加了一些檢查的樣本，對檢查起了補充作用。問看結合的做法，既可使審核步步深入，又可避免單純問答的那種單調的方式，比較有效。
五是注意觀察易被遺忘的角落。內審前各部門一定會做出相應的準備，因此重點的文件框等一定會收拾得整整齊齊，但在某些地方常常會發現作廢的文件、未經檢定校準的儀表等等不該存放在現場的東西，所以觀察視野要開闊一些，檢查要細致些。
六是創造一個良好的氣氛。為使審核順利進行，內審員應注意創造一個良好的氣氛，使審核成為仿佛是在進行工作研究，而不使對方總感到自己是處于受審地位。為此，內審員應平等、和氣待人，注意聽人說話，認真記筆記，不時點頭、注視、附和等方式對受審方談話表示感興趣等等。凡是要請對方出示文件或找一般工作人員談話時，都應爭得對方領導的同意。如發現了不符合項，要求受審方負責人認可時，要耐心說明理由。如果對方態度粗暴，也不要與之爭吵，但仍然要以事實為依據，耐心討論。若發現自己錯了，要馬上承認，并表示歉意，只有這樣對待，才能使審核順利進行。
七是注重內部團結。在評價某一具體的不符合項時，要恰如其分，留有余地。對缺陷的責任，應強調考慮控制管理體系文件的原因，而不宜過分追究個別部門和個人的一時責任。在審核中不做有損其他部門和個人的評述。這樣不但可創造一個和諧的氣氛，而且有利于實驗室認可內部的團結與建設。
八是保證審核結果的有效性。在設計檢查表時，要合理策劃樣本，保證樣本的代表性，從而保證審核結果的有效性。在策劃編制檢查表時，既要注意依據審核準則策劃查什么，也要注意根據不同的情況策劃更方便、有效的檢查方法以及合理的樣本量。否則，到現場審核時由于工作緊張和時間有限，審核方法和樣本量策劃不周，容易導致審核不充分，影響審核結果的有效性。
