實驗室建好了,儀器設(shè)備也買齊了,但是招進來的技術(shù)人員對資質(zhì)認(rèn)定一竅不通,導(dǎo)致資質(zhì)認(rèn)定工作一籌莫展;再加上技術(shù)人員數(shù)量有限,那資質(zhì)獲取的工作可能就痛苦而漫長了。怎么辦?
技術(shù)人員短缺
想必大家都有這樣的經(jīng)歷,實驗室建好了,儀器設(shè)備也買齊了,但是招進來的技術(shù)人員對資質(zhì)認(rèn)定相關(guān)工作一竅不通,于是資質(zhì)認(rèn)定工作一籌莫展;如果再加上技術(shù)人員數(shù)量有限,那資質(zhì)獲取的工作可能就痛苦而漫長了。作為咨詢老師,筆者就親歷了這樣一個實驗室:投資者只是有錢,對實驗室的建設(shè)和資質(zhì)認(rèn)定考核工作一竅不通;實驗室總?cè)藬?shù)只有5個,技術(shù)人員除了一個曾經(jīng)在別的實驗室干過半年而稍有檢測經(jīng)驗外,其余3個都是大學(xué)專科剛剛畢業(yè)的學(xué)生。
實驗室裝修和功能布局
首先簡要介紹一下這個案子的背景:該實驗室為一家民營檢測機構(gòu),投資者很土豪,因為聽說環(huán)境檢測的錢好賺,所以就租下了一個面積約500平米的框架結(jié)構(gòu)。但對于實驗室該如何裝修、應(yīng)該上馬哪些檢測項目都模棱兩可,更別說資質(zhì)認(rèn)定考核了。因為這個案子的服務(wù)周期是從實驗室建設(shè)開始,所以我就多啰嗦幾句,先談?wù)剬嶒炇已b修和功能布局的那些事兒。
一般來講,實驗室的功能布局都大差不離,要具備接樣、樣品儲存、樣品處理、樣品檢測、檢測稱量、試劑存儲等功能分區(qū)(注意,這里提到的僅僅是功能分區(qū),如果實驗室的面積足夠大,可以將這些功能分區(qū)轉(zhuǎn)變?yōu)?**室,例如用于樣品存儲的樣品室、用于檢測稱量的天平室和用于試劑存儲的藥品室等等;但如果實驗室面積有限,以上提到的某些功能分區(qū)可以設(shè)備或設(shè)施的形式體現(xiàn),例如用于樣品存儲的樣品柜和用于試劑存儲的藥品柜等)。
對于環(huán)境實驗室來講,因為還有不同的細(xì)分領(lǐng)域,例如水、氣、聲、土等,檢測領(lǐng)域的側(cè)重點不同,功能分區(qū)的側(cè)重點也不同。考慮到近500平米的實驗室面積可以做很多事情,于是建議該投資者以上四個領(lǐng)域都可以涉及,雖然目前技術(shù)人員很少,但在功能分區(qū)上一定要有前瞻性,預(yù)留未來3-5年的發(fā)展空間。于是,經(jīng)過反復(fù)幾輪的修改與討論,最終敲定了實驗室功能設(shè)計方案。在此提醒一下,實驗室的功能分區(qū)除了要滿足準(zhǔn)則要求外,還要根據(jù)實際檢測流程設(shè)計最佳實驗路線,考慮到技術(shù)人員實際使用的便利性,例如藥品室、樣品室和天平室盡量在距離上近些,因為稱量操作大多發(fā)生在技術(shù)人員領(lǐng)取完藥品和樣品后即刻進行。
對于新建實驗室來講,早一天拿到資質(zhì)就可以早一天賺錢。俗話說“沒有金剛鉆別攬瓷器活”,金剛鉆指的就是CMA資質(zhì)。《計量法實施細(xì)則》第55條規(guī)定“未取得計量認(rèn)證合格證書的產(chǎn)品質(zhì)量檢驗機構(gòu),為社會提供公證數(shù)據(jù)的,責(zé)令其停止檢驗,可并處一千元以下的罰款。”因此對于新建實驗室來講,時間就是金錢。站在為客戶可以盡快賺錢的立場考慮,我建議一面進行實驗室裝修,一面著手儀器設(shè)備采購。
問題又來了:都需要買哪些儀器設(shè)備呢?稍微內(nèi)行點的人都知道,購買什么儀器設(shè)備跟要開展什么檢測項目息息相關(guān)。于是,我花了3天時間跟他一起研究分析了所在城市的環(huán)境問題焦點、生產(chǎn)加工企業(yè)類型和近兩年政府采購環(huán)境監(jiān)測服務(wù)的項目趨勢,最終決定首次申請水、氣、聲、土四個領(lǐng)域共102項檢測指標(biāo)。
CMA資質(zhì)認(rèn)定咨詢
我根據(jù)技術(shù)人員的性格特點和專業(yè)特長,分別安排了質(zhì)量負(fù)責(zé)人、質(zhì)量監(jiān)督員、內(nèi)審員、標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)管理員、檢驗員、設(shè)備管理員、試劑及耗材管理員、樣品管理員、檔案管理員、抽樣員等崗位(因為人少,只能一個人兼多個崗位)。接下來最考驗咨詢功底的時刻到了,在公司不增派援手的情況下,僅憑我一人,如何利用好現(xiàn)有的技術(shù)人員在不到5個月的時間里完成資質(zhì)認(rèn)定考核的準(zhǔn)備工作,前期找了專業(yè)的咨詢公司合作,咨詢公司給出了詳細(xì)的計劃,計劃是最有效的指揮棒,根據(jù)該實驗室的具體情況我為其量身定制了一份“***實驗室資質(zhì)認(rèn)定日程計劃表”,召開全體人員會議,明確資質(zhì)認(rèn)定日程安排中的責(zé)任分工和接口問題。按照“葵花寶典”的指導(dǎo),4名專職技術(shù)人員+2名外援工程師能夠“指哪打哪”,非常配合和聽話,所以整個資質(zhì)認(rèn)定過程還算比較順利,5個月后如期迎來了CMA資質(zhì)的現(xiàn)場評審,并順利通過現(xiàn)場考核。
下面說下資質(zhì)認(rèn)定準(zhǔn)備過程中特別需要關(guān)注的幾點事項吧:
管理體系
是否建立了質(zhì)量方針和目標(biāo),方針是否適宜,目標(biāo)是否可行;
評審準(zhǔn)則要求的程序文件是否齊全;
實驗室人員對體系文件是否熟悉,是否知曉本崗位職責(zé),實際運行與體系文件是否統(tǒng)一。
文件控制
實驗室文件的受控范圍是否清楚?
實驗室內(nèi)部文件的審批手續(xù)是否齊全;現(xiàn)場使用的各種文件是否標(biāo)識清楚?
實驗室現(xiàn)場是否使用失效或廢止的文件?是否存在一個文件出現(xiàn)不同版本的問題?
實驗室受控文件是否定期審核,必要時進行修訂,修訂后的文件是否按規(guī)定的流程批準(zhǔn)發(fā)放?
受控文件一覽表是否包含了外部文件,發(fā)放與回收記錄是否完整?
檢測分包(針對有分包的實驗室)
實驗室是否確定了分包實驗室名單,每個分包實驗室是否符合本準(zhǔn)則的要求,具備相應(yīng)能力;
分包項目是否在允許范圍內(nèi);
分包是否征得客戶書面同意;
分包結(jié)果是否在報告中清晰注明。
服務(wù)和供應(yīng)品的采購
是否對服務(wù)方/供應(yīng)商進行了評價,是否建立了合格服務(wù)方/供應(yīng)商名錄并定期評審;
實驗室已經(jīng)發(fā)生的采購是否受控,是否正確選擇具備資格的供應(yīng)商;
是否規(guī)定了對采購品的驗收要求,對供應(yīng)品、試劑和消耗性材料是否經(jīng)過驗收再投入使用。
合同評審
實驗室是否制定了評審客戶要求、標(biāo)書和合同的程序,不同情況下的評審規(guī)定或要求是否明確。
查看評審的記錄。
申訴和投訴
是否建立了申訴和投訴處理程序,有無主動征求客戶意見;
對申訴和投訴的處理過程是否符合程序規(guī)定;
確屬實驗室原因造成的申訴和投訴,是否對原因進行分析并改進。
糾正措施、預(yù)防措施及改進
實驗室是否編制了不符合工作的控制程序,對不符合工作予以及時處理;
對潛在不符合,是否采取了預(yù)防措施;
評價表明不符合工作可能再度發(fā)生時,是否采取了糾正措施,措施是否切實有效;
糾正措施和預(yù)防措施的實施結(jié)果是否進行了驗證。
記錄
記錄的信息是否足夠(編制?填寫?)
記錄的填寫和更改是否正確、完整(不允許有空格)、清晰?
是否規(guī)定了記錄的保存期限,過期記錄的銷毀是否按程序進行?
電子記錄的保密措施。
內(nèi)部審核
內(nèi)審是否覆蓋了所有要素、所有工作場所、部門、崗位;
內(nèi)審的真實性、有效性(不符合、糾正措施與跟蹤驗證);
內(nèi)審記錄(年度計劃、每次計劃、核查表、不符合、內(nèi)審結(jié)論、跟蹤驗證報告);
內(nèi)審報告的審批與發(fā)放;
內(nèi)審總結(jié);
內(nèi)審信息是否輸入管理評審。
管理評審
管理評審是否按規(guī)定程序運行;
評審輸入信息是否全面;
評審結(jié)論是否明確評價了質(zhì)量方針、目標(biāo)及管理體系的持續(xù)適宜和有效性;
是否提出改進措施,結(jié)果是否得到驗證;
實驗室運作實際是否與管理體系結(jié)合;
所有記錄是否完整、真實。
人員
關(guān)鍵人員的檔案,內(nèi)審員檔案,資質(zhì)及能力是否滿足要求;
四類人員的持證上崗記錄,有無資格確認(rèn),上崗授權(quán)是否明確;
有無人員培訓(xùn)程序、計劃,培訓(xùn)有無效果確認(rèn);
有無對在培人員的監(jiān)督;
設(shè)施和環(huán)境條件
設(shè)施和環(huán)境條件是否滿足環(huán)保要求、人身健康要求,是否有相應(yīng)處理措施;
設(shè)施和環(huán)境條件影響檢測結(jié)果時,實驗室是否有監(jiān)控記錄;
區(qū)域間的工作相互之間有影響時,是否采取有效隔離措施;
對影響工作質(zhì)量和涉及安全的區(qū)域和設(shè)施應(yīng)有效控制并正確標(biāo)識;
檢測和校準(zhǔn)方法
有適用的檢測方法程序,查技術(shù)文件清單,有無定期查新;
有必要的作業(yè)指導(dǎo)書;
技術(shù)文件現(xiàn)行有效,易獲得;
有控制偏離的規(guī)定;
是否對新選用的方法進行方法證實;
是否有數(shù)據(jù)控制程序;
是否進行了軟件適用性驗證,是否對計算機或自動化設(shè)備進行維護保養(yǎng);
設(shè)備和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)
是否配備了正確進行檢測所需的全部標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì);
所有儀器設(shè)備是否正常維護保養(yǎng),查記錄;
儀器設(shè)備(包括標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì))的狀態(tài)標(biāo)識是否正確;
設(shè)備是否由經(jīng)過授權(quán)的人員操作,是否有使用記錄;
是否建立了期間核查程序(包括標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)),期間核查清單,期間核查操作規(guī)程,是否按計劃實施;
設(shè)備使用記錄所記載的環(huán)境條件是否超出了儀器設(shè)備的工作允許條件(例如天平);
量值溯源
實驗室是否制定設(shè)備校準(zhǔn)/檢定計劃,是否按計劃實施,對校準(zhǔn)/檢定證書是否予以確認(rèn),確認(rèn)內(nèi)容是否全面;
是否對參考標(biāo)準(zhǔn)進行校準(zhǔn)/檢定,參考標(biāo)準(zhǔn)是否僅用于校準(zhǔn)或核查;
擬申請的項目是否都配備了有證標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì),采購、領(lǐng)用、核查記錄是否完整;
期間核查程序是否包含了參考標(biāo)準(zhǔn)和標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)的核查要求;
天平的期間核查是否到位?標(biāo)準(zhǔn)砝碼是否經(jīng)過檢定?
抽樣和樣品處置
當(dāng)實驗室有抽樣要求時,是否建立抽樣程序,有無樣品處置管理規(guī)定;
抽樣記錄是否清晰、完整(抽樣計劃、抽樣人、環(huán)境條件,等);
是否記錄了接收樣品的狀態(tài),樣品是否有惟一性標(biāo)識,能否做到樣品的不混淆和可追溯;
樣品的存儲是否滿足樣品要求。
結(jié)果質(zhì)量控制
實驗室是否建立質(zhì)量控制程序、制定質(zhì)量控制計劃;有哪些質(zhì)控措施,是否對質(zhì)控手段進行評審;
項目開展是否按標(biāo)準(zhǔn)要求進行相應(yīng)質(zhì)控(平行雙樣、加標(biāo)回收、現(xiàn)場空白、樣品空白、試劑空白等),是否對質(zhì)控數(shù)據(jù)進行分析;
是否按照標(biāo)準(zhǔn)要求對項目開展所需的關(guān)鍵試劑進行符合性驗證;
結(jié)果報告
報告內(nèi)容是否完整,所含信息是否齊全,是否滿足法定管理機構(gòu)的要求;
數(shù)據(jù)的有效位數(shù)保留是否正確,所用是否為法定計量單位;
報告是否及時出具;
分包方結(jié)果是否在報告中清晰標(biāo)明,有關(guān)分包方的記錄是否完整;
是否有檢測人員和授權(quán)簽字人的簽名或等效標(biāo)識;
當(dāng)使用電子/電磁方式傳送報告時,是否能確保數(shù)據(jù)的安全性、有效性、完整性;
報告修改是否符合規(guī)范。
小結(jié)
以上洋洋灑灑地說了一大堆,希望對有著類似情況的實驗室有所幫助。當(dāng)然,以上心得與經(jīng)驗只是針對環(huán)境檢測實驗室的CMA資質(zhì)獲取,對于其他類型的實驗室,歡迎各位從事實驗室工作的同仁一起切磋。
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